La preuve en comptabilité

1. Définition

La comptabilité est un moyen de preuve entre commerçants

2. Livres obligatoires

Tout commerçant doit obligatoirement tenir :
- un livre journal
- un grand livre
- un livre d’inventaire.

Il doit aussi tenir un livre de paie et des livres obligatoires spéciaux en fonction de sa profession, par exemple :

• livre d’entrée et sortie du personnel ;
• registre des assemblées ;
• registre des conseils ;
• registre des mouvements de titres ;
• registre des fabricants et commerçants en armes., etc…

Il s’agit d’obligations sociales, juridiques ou commerciales et non purement comptables.

3. Contenu des livres obligatoires

1 – Le livre journal

- Entreprises n’utilisant pas de journal auxiliaire :
Le livre journal doit comprendre tous les mouvements, enregistrés de manière chronologique (CC art D3, Al 1).

- Entreprises utilisant des journaux auxiliaires :
Le livre journal ne comprend que la centralisation mensuelle des écritures portées sur les journaux auxiliaires (CC art D5).

L’enregistrement dans les journaux auxiliaires s’effectue au « jour le jour » et « opération par opération ». La centralisation peut consister en un simple report du total des journaux auxiliaires.

2 – Le grand livre

Le grand livre sert au suivi des comptes de l’entreprise. L’ensemble de ces comptes constitue le grande livre. Le grand livre peut comporter des grands livres auxiliaires, en particulier « clients » et « fournisseurs » qui devront être centralisés mensuellement.

3 – Le livre d’inventaire

Le livre d’inventaire regroupe les éléments d’actif et de passif (quantité et valeur) relevés lors de l’inventaire (CC art D6 al 1 et 2).

Le livre d’inventaire reprend les comptes sociaux de l’entreprise :

• le bilan annuel ;
• le compte de résultat ;
• l’annexe comptable ;
• les stocks et travaux en cours, regroupés par grandes masses si celui-ci est trop important (le détail devant alors pouvoir être consulté par ailleurs).

4. Authentification des livres obligatoires

Le livre-journal et le livre d’inventaire doivent être cotés et paraphés par le greffier du tribunal de commerce du lieu d’immatriculation de l’entreprise. Ils peuvent se présenter sous trois formes :

• un registre cousu , collé et relié ;
• un registre à feuillets mobiles ;
• des documents informatiques écrits (CC art D2, al3).

Les livres doivent être cotés et paraphés avant qu’aucune écriture n’y soit portée. Tout collage est interdit. Ce qui rend difficile l’utilisation directe des documents informatiques. La solution la plus pratique, pour le livre d’inventaire, est l’utilisation de feuillets mobiles perforés, attachés par une ficelle, que l’on fait coter et parapher et sur lesquels on photocopie le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces feuillets sont ensuite remis dans un classeur. Pour le livre-journal, la transcription manuelle des totaux mensuels sur un registre cousu paraît la meilleure solution vu le petit nombre de reports.

Les livres obligatoires doivent être tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte (CC art 13, al 3).

5. Durée de conservation

Pour les livres obligatoires 10 ans
Pour les pièces justificatives 10 ans

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